昭和29年に創業し、工業用塗料と設備の卸売を手掛ける萬座塗料株式会社様(群馬県高崎市)。老朽化した事務所の建替えを検討されていた際、オフィス什器についてアサヒ商会へご相談をいただきました。

カラフルな色使いが印象的なオフィスは、3年間使用しているとは思えないほど綺麗に保たれています。今回は代表取締役社長の山田等様にオフィスをご紹介いただきながら、オフィス作りのコツをお伺いしました。

オフィスの悩みは「整理整頓ができない」こと

以前のオフィスは30年ほど前に建てられた建物で、平屋の狭い事務所でした。個室がなく男女のトイレも共用で、今思えば劣悪な環境でしたね。特に困っていたのは書類を保管する場所で、書庫がなく書棚が入口から見える状態だったので、来社されるお客様から一目瞭然になってしまうことが気になっていました。

またうちの従業員は整理整頓ができないタイプが多くて、書類がファイリングされていないから管理の手間が多く、引き出しの中がごちゃごちゃしていることが常でした。震災のこともあって建物自体の老朽化も心配でしたし、せっかくなら職場の環境改善として大々的にオフィスを変えようと、建替えの計画を立てました。

フリーアドレスを目指した大胆なオフィス改革

建替え計画の中で什器を検討したとき、真っ先に考えたのがオフィス一階の大きな机でした。事務所に従業員一人ひとりの机を並べるのは嫌だったので、フリーアドレスにしようと、6人～8人がゆっくり座れるサイズの机を探していたんです。

どんな机にしようか迷っていた時、検討していたプラス株式会社の工場から「アサヒ商会さんで取り扱いがありますよ」と教えていただきました。個人的な話ですが、ハイノートでよく買い物をしていましたし、距離も近くて良いなと思ったことが決め手ですね。

デスクは木目の天板と黒色の脚で、見た目も可愛くて気に入っています。これは担当の伊藤さんにオススメしていただいたんですよ。アサヒ商会さんにフォローしていただいたおかげで工場見学もでき、事前に机や椅子を見ることが出来てよかったです。特に椅子はカタログで見ただけではダメですね。元々はデザイン重視で選んだ椅子があったのですが、座り心地が良くなくて。今の椅子に変更して満足しています。

机の大きさに合わせて事務所を設計したので、“机があってこそ”のオフィス空間になりました。机の上はなるべくシンプルに物を置かないようにしていて、コードも収納できるので見た目がすっきりしています。とはいえ、なかなかフリーアドレスは浸透していませんね……皆、お気に入りの場所を決めて仕事をしているようです。“オフィスの中に自分の場所があることの良さ”もあると思うので、特に強制することもなく、自由に使ってもらっています。ただ「机の上に私物を置かない」「使ったノートパソコンは片付ける」などは心掛けていますので、ある意味共有スペースであることが、オフィスを綺麗に保つ仕組みになっているのかもしれません。

企業カラーを表すオフィス

他の営業所は土足なんですが、ここ高崎営業所だけは靴を脱いで上がるようにしています。今までのオフィスは「古くて汚いから」と掃除・整理整頓が雑になっていたので、土足を辞めることで簡単に掃除できるように工夫しました。

二階の会議室の椅子もアサヒ商会さんにご提案いただいて、重ねて片付けられるような物にしています。そうそう、一階の椅子を見てください……赤、青、緑とカラフルですよね。うちは塗料屋なので、色んな色を使ったオフィスにして、楽しい雰囲気の中仕事ができればと企画したんですよ。階段の色味も思い切って赤と紺にしました。来社されるお客様からもオシャレだと好評です。

床はナイロン製の物にして、椅子のタイヤ跡が付かない工夫をしています。会議室もなんとなくカーペットを敷くイメージがありましたが、同じくナイロン製の床材にして、清潔感のある空間を目指してデザインしました。これならコーヒーをこぼしても染みないですし、水拭きもできますよ。綺麗なオフィスになったことで、従業員の中でも「汚れたら掃除する」という習慣が少しずつ付いてきたように感じています。

“新たな収納デザイン”が仕事能率を上げる

最初のオフィスで悩んでいた収納については、書庫を作るだけでなく書棚も工夫しました。什器を壁のように配置して、奥のトイレや給湯室などの従業員のためのスペースが外から見えないようにしています。大きな書棚には鍵付きのロッカーもあり、デスクに袖机がない代わりに社員の私物が入れられるようになっています。

またアサヒ商会さんからアドバイスいただいて、ハサミやノリなどの日常的に使う文房具は一か所の棚にまとめて管理しています。文房具の写真を撮って印刷し、その場所にきちんと戻すことで、整理整頓を促すことができると教えていただきました。棚の上部には天板が付いているので、ちょっとした作業もできますし、数人で集まって立ったまま会議もできます。私はよくこの机に自分のカバンを置いて、仕事をしていますよ。

この“整理整頓しやすい収納”のおかげで、業務の効率化・職場環境の改善ができ、今までは諦めていたエコステージ認証の取得に至りました。環境にいいことをしながら、業務のロスを減らして、売上を伸ばしていく――オフィスを新しくしたことをきっかけに、従業員の意識が変わったんだと思います。これまでは書類を探したり、認証のために大変な努力が必要でしたが、今は日常業務のままで評価を受けてもクリアできるので、認証取得への意識も高まったのかもしれません。

オフィス作りは“従業員のため”に

私は今、代表取締役を務めていますが、ついこの間までは高崎営業所の所長で一般社員でした。22歳で入社してからずっと、今働いている従業員と同じように仕事をしてきたので、気持ちは今も一般社員と同じままです。

そんな私が経営者になる際、ある方から経営者になるにあたっての助言をいただきました。それは「経営者になったら従業員を一番に大事にしたほうがいい」ということ。今までは社員として「お客様が第一」で働いてきましたが、社長は従業員を一番大事にすることが、ひいてはお客様やメーカーさんのためになると言われたんです。

なるほど、と思った私は、これまで自分自身が従業員として働く中で感じていた改善点や今の従業員の声を大事にして、より働きやすい環境を作るよう心掛けました。オフィスを変える一番の目的は、やっぱり“従業員のため”ですね。良い職場環境が回りまわって、良い仕事や売上増加に繋がればと思います。