昭和43年に造園業をスタートし、庭園の施工・管理やエクステリア提案を行う株式会社松風園様(群馬県高崎市)。ガーデニング用品を販売する営業店舗と同敷地に併設されたオフィスは、周囲を植物に囲まれた自然豊かなデザインです。

個人・法人を問わず毎年300件を超えるお庭の施工実績を持つ“グリーンのプロ集団”として企画された自社オフィスの魅力を、代表取締役・山口俊輔様と営業部部長・矢野剛様にお聞きしました。

多種多様な人が働くオフィス

2018年に創業50周年を迎え社屋を建て替える計画から始まったオフィス作り。改装前は多くの机が広い部屋に並んでいるような、昔ながらの事務所でした。当社は造園業のため、営業部や総務部といった内勤部署ばかりではなく、現場仕事がメインの工事部が社員の多数を占めています。工事部の人は朝から夕方まで現場にいるので、これまで通りのオフィスではスペースを活用しきれていないことが課題でした。

また以前は「営業や設計の仕事をするスペース」と「工事部の事務仕事をするスペース」のフロアが違ったので、互いに意思疎通をしないまま一日が終わってしまうこともありました。毎日同じようにオフィスを使う人もいれば、パートさんのように時短勤務の方もいます。そこで考えたのは「オフィスをワンフロアにして、自由に使えるような工夫をすること」です。部署間のコミュニケーションが取りやすく、効率的に空間を使えるようにフリーアドレス化を検討しました。加えて事務スペースを一か所集約することで、イニシャルコストやランニングコストを抑えることも狙いました。

業務スタイルに合わせたフリーアドレス化

オフィス作りの中で重視したことは「空間を多目的に使えること」です。好きな場所を選んで事務作業ができるだけではなく、設計の模型を作るときにはクラフトスペースとして使うことができ、ミーティングの際には人が集まれるような場所として使えるよう、担当の瀬川さんに要望をお伝えしながら設計を進めました。

スノーピークの椅子や机を導入したことも、空間をフレキシブルに使うことが目的です。一つひとつを連結して大きな机として使うこともできますし、折りたたんでコンパクトに収納して空間を広く確保することもできるので、便利に使っていますよ。

オフィスがフリーアドレスになってみて思うのは「その時々で好きな場所を選んで仕事ができることの良さ」ですね。集中したい時は個室を使ったり、暑い日はエアコンの近くの席に座ったり、社長の機嫌が悪そうな時はちょっと離れた席を選んだり(笑)。当社は植物に関わることが業務内容なので、外のベンチで仕事をしながら、息抜きに芝刈りをしたり、植物に水をあげたりして過ごしています。

オフィスは完全なフリーアドレスではなく、業務に合わせた固定席も用意しています。例えばCADオペレーター専用のパソコンは位置を決めていますし、社内の数字や機密情報・個人情報を扱う部署の席は奥の席へ固定しています。そうした“良いとこどり”できるような設計にしたことも、当社でオフィスを便利に使えている要因かもしれません。

オフィスを美しく保つ秘訣は「定置管理」

オフィスモさんには元々文房具関係(アサヒ商会)でお世話になっていましたが、オフィス作りの際には目的別に合わせた什器の選定やオフィスの活用方法をご提案いただきました。実際にオフィスモさんのオフィスを見学し、事務所を効率的に使う方法として「定置管理」も勉強させていただきましたよ。物の位置は動かさずに“人が動く工夫”をすることで、共用物を減らしシッカリ管理することができています。

文房具の個数を絞り、専用の棚に収納場所を指定して「使ったら戻すこと」を徹底しています。一人一個ハサミやセロテープを買って持つことが無くなったので、コスト面も抑えられていますね。個人の私物も管理するスペースを決めて不用な物を持たない工夫をしたり、カタログを番号順に管理して増やさないようにしたり……できていない部分もまだありますが、５Sを意識して綺麗なオフィスを保つようにしています。

そういえば、事務用品の場所や個数を管理し始めたことで、会社全体に「物を大切に管理する」意識が出たことを感じています。お庭作りでは色んな材料を仕入れて加工しますが、消耗品や材料を「共用の物・お客様の物」として、一つひとつ大事に使う社員が増えたことは、社長として嬉しい限りですね。社内のあちこちに物が散乱していて「何がどこに、いくつあるかわからない」状態が解消されたことは、事務用品の定置管理から始まったルール作りが活きてきたんじゃないでしょうか。オフィスのハード面を充実させることも大切ですが、使い方やルール作りといったソフト面を整備することも非常に大事だと思います。

オフィスを見直す、業務を見直す

今は毎月「環境整備ビフォーアフター」として、オフィスの小さな改善を進めています。社員が「もっとこうしたらいいのに」と思ったことを提案&実行するタイミングを作ることで、オフィスを見直したり、業務を見直したりするきっかけ作りをしています。

仕事道具の収納方法や駐車場の使い方、在庫管理方法など様々な内容を社長にプレゼンして改善しています。毎月のプレゼン内容はホワイトボードに掲示していて、それを社員同士で評価する仕組みもあるんですよ。

オフィスの見直しに合わせて、オフィスと業務の「見える化」にも力を入れました。担当別に管理していた顧客ファイルを共有スペースで管理することで、それぞれの抱えている案件数や進捗が一目でわかるようになっています。これまでは固定デスクに管理されていたファイルが一か所に定置管理されることで、全体の業務管理もしやすくなりました。

緑視率ＵＰで癒しのオフィスへ

あとは「オフィスでこだわったところ」と言えば、観葉植物や庭木などのグリーンですね！ガーデニングや室内緑化の会社だということを意識して、緑を取り入れたオフィスになるよう、光や風が通る設計を目指しました。

オフィスにグリーンを取り入れる効果としては「緑視率」というデータがあります。「オフィスの中で緑が15％程度見えると業務に集中できる」というエビデンスがあるんですよ。当社では窓ガラスの外側に見える樹木やオフィス内に置かれた鉢植え、デスクに置かれた小さなグリーンなど、大小さまざまなボリュームの緑を配置しています。集中して仕事をする合間に水をあげたり、葉っぱを拭いたり……見た目が良いだけでなく、ホッとできる時間を持つことができる“癒しの存在”として大事にしています。

「本物の植物は管理が大変だから」と導入を躊躇される方も多いと思いますが、便利な水分計(サスティー)もありますので、気軽に室内緑化に挑戦してみてください。植物があるだけで空間の印象は大きく変わりますよ！例えば社長室の机の横にポリシャス(台湾モミジ)を置けば、グッとランクが上がった雰囲気になります。凄くかっこいいのでオススメです。

今のオフィスは二階にあるので、庭にはヤマボウシやシラカシ、ジューンベリーなどを植えました。窓の外を見ると小鳥が木の実を食べる様子や、枝の上に咲く花を間近で見ることができます。当社では法人向けのお庭作りやオフィス緑化のご相談も受け付けております。ぜひお気軽にご相談ください。

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自然と共にあるオフィス作りを実現しながら、業務効率を上げるオフィスの使い方をされている株式会社高崎松風園様。オフィス什器などのハード面を充実させることだけでなく、会社に合わせたソフト面の整備が空間作りに大きな影響を与えることをお教えいただきました。取材にご協力いただき、ありがとうございました！