フリーアドレス制で私物の管理方法はどうする？気になるポイントをまとめて解説

かなりの数の企業で導入されており、IT業界ではもはやスタンダードといっても過言ではないフリーアドレス制。ただ指定席での業務を行なってきた企業の場合、そこからいざフリーアドレス制に切り替えるとなると難しいですよね。さまざまな障壁があるかと思いますが、一番話題に上がることが多いのは 「私物の管理をどう行うか」です。指定の席が決まっていれば、業務上必要な書類やディスプレイなどを置きっぱなしに出来ますが、フリーアドレス制では次の日に誰がどこに座るかわからないため、そうするわけにもいかないですよね。

そこで今回は、フリーアドレス制における物の管理方法や、導入する上で対応したいポイントをまとめてみました。導入を検討しているものの、障壁が多くなかなか進められていないという方は、ぜひ最後までご覧ください。

フリーアドレス制における物品の管理方法

物品を管理する上で、押さえておきたい3つのポイントを解説します。

ロッカーの設置

まず必要不可欠といっても過言ではないのが、ロッカーの設置になります。制服の企業の場合は、ロッカーに私服の収納を行い、退勤時には制服の収納を行い帰宅することになるかと思います。フリーアドレス制を導入する場合は、業務中デスクに置いていることが多い資料やPC・ディスプレイなども、ロッカーに収納することになります。どうしても一定の面積をとってしまうため、ロッカーの導入を躊躇う気持ちも大きいかと思いますが、必要不可欠といっても過言ではありません。

また業務中は、財布や鍵などの貴重品をロッカーに入れる方も少なくないため、鍵や暗証番号でロックできるタイプのロッカーが望ましいです。それらによりセキュリティを万全にすることによって、滅多にないとは思うものの外部の方がオフィスへ不法侵入した場合、外部の方からロッカー内のPCや資料を守ることができます。併せて蛇足にはなってしまいますが、ロッカーに封筒や簡単な資料などを投函できるような、ポストをつけている企業も多いようです。社内郵便などで特定の社員に紙類が届いた時に、フリーアドレス制だと探して直接渡すことが手間になってしまいますよね。ロッカーで名前を見つけて投函してあげる方が圧倒的に楽なので、ぜひ検討ください。

ペーパーレス化

これもフリーアドレス制に移行する上では、確実に対応しておきたい箇所になります。メーカーではカタログや請求書などを紙媒体で行なっているところも多いため難易度は高いとは思いますが、正直ペーパーレス化対応をせずにフリーアドレス制を導入することは非常に難しいかと思います。昨今の時代では、不測の事態が発生し急にリモート勤務を強いることになる可能性もあるため、可能な限り早くペーパーレス化を進める必要性は高そうです。

ただ紙類の量が多すぎたり、取引先のITリテラシーが高くなくどうしても紙で情報が送られてきたりする企業もあるかと思います。その場合は紙類を素早く電子データへ落とし込む仕組みのなどを、フリーアドレス制の導入前に検討するのが良いかもしれませんね。

共同利用できる備品の整理

最後のポイントは、そもそも特定の持ち主がいる物を減らしてあげることです。企業によっては各個人に貸与しているHDMIケーブルやディスプレイ、筆記用具やメモ用紙などを会社の備品として用意することで、日時のディスプレイの移動や持ち運びの手間が省くことができます。これにより社員の工数を大きく下げることができ、比較的運用がしやすい状態になります。

またディスプレイなど比較的場所を取る持ち物を共用物とすることにより、ロッカーのサイズをひとまわり小さくすることが出来ます。人数の多い企業の場合は、ひとりあたりのロッカーが大きいとどうしてもかなりの面積を占めてしまうことになるため、オフィス自体の稼働可能な面積を広げることにも繋がります。

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フリーアドレス制を導入する上での私物や備品管理のポイントについて簡単に説明させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。業務や事業内容の都合上、導入への障壁が多い企業もあるかと思いますが、ぜひフリーアドレス制の導入への助けとなれば幸いです。

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