様々なDXツールと選ぶときのポイント
DX化の必要性
『DX』とは、『デジタルトランスフォーメーション』の略称。DX化は、デジタルテクノロジーを駆使して経営やビジネスプロセスを再構築することです。
少子化の影響で、労働人口は年々減少傾向にあります。人材が少なくなると効率的に業務を進めることが難しくなり、生産性が下がるおそれが出てきます。そのため特に、人材が希薄な中小企業にDX化が必要とされています。
DXが必要とされる理由は他に、『グローバルなマーケティングができること』や『新しいビジネスモデルを確立すること』が期待できるから。デジタルツールを導入することで従業員が働きやすい環境になり、生産性や事業効率がアップします。
そのため近年では、多くの企業でDX化への取り組みが行われています。しかしDX化について悩む企業は少なくありません。何から手をつければ良いのか、分からないことも多いからです。
DXツール選びのポイント
まず『ツールを導入する目的』と、『どの業務に対して必要としているか』を明確にしましょう。必要なDXツールを選ぶことで、会社が抱える問題に対して的確にアプローチできます。
全ての従業員が使いこなせるかどうかも大きなポイントです。生産性や業務効率を上げるために必要不可欠なもののため、全社員が使いこなせることが大前提になります。
導入後は必ず検証するようにしましょう。効率がアップしたのはどんな時だったのか検証し、ツールをアップデートしていくことが重要です。
様々な種類の無料DXツール
DXツールにはたくさん種類があり、その中には無料でできるものも多くあります。無料でできる代表的なDXツール5つについてご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
まずは『チャットツール』。「Chatwork」や「Slack」などが有名です。『チャットツール』と言われますが、チャットだけではなくデータ共有やミーティングができたりと活用の幅が広いのが特徴。
テレワークが定着したここ数年、今後もテレワークを推進していきたい企業には特にオススメです。ただし「Chatwork」には人数制限があり、一定数を超えると有料になるので注意してください。
次に『オンライン会議ツール』。「Zoom」や「Googlemeet」など、オンライン上で会議やミーティングなどができるツールのことです。
テレワーク浸透の影響により、既に使っている方も多いのではないでしょうか。移動時間が短縮でき、お互いがどこにいても関係なく打ち合わせが可能。生産性を向上させるために重要なツールと言えます。
会議やミーティングのほか、オンラインでの面談やセミナー、イベントなど幅広いシーンで役立ちますが、使用するには通信環境の良さがポイント。声が途切れたり、聞こえにくいなどの障害がないように、通信環境を整えておくことが必須です。
そして『クラウド勤怠管理』。“1ユーザーにつき月額いくら”と設定されているところが多いですが、「スマレジ・タイムカード」や「HRMOS勤怠 by IEYASU」などは無料で利用できます。
クラウド上で勤怠管理ができ、テレワークで仕事をする人にも便利なツール。出退勤の管理だけでなく、残業や有給などの申請ができたり勤務時間を修正することも可能。自動計算システムになっていることが多いため、管理側の手間を大幅に省けます。また、手計算でのミスを防げるのも嬉しいポイント。
『電子決済ツール』も注目されています。オンラインで書類のサインや捺印、承認ができる便利な電子決済ツール。無料でできるものとして「クラウドサイン」や「Shachihata Cloud」などがあります。
紙ベースが主流だった契約書や決済書などの把握や承認。それをデジタル化することで回覧時間の短縮ができ、効率的に業務を進められます。電子決済では電子ハンコが必要になることが多いので、導入時には電子ハンコも準備しておきましょう。
「Google Drive」や「Dropbox」などの『データ管理ツール』を利用すると、大量のデータをクラウド上で管理できます。
従業員が誰でも閲覧できるような設定もでき、グループチャットで情報共有しながら連携をとることが可能。進行中のタスクの確認やリマインド機能が備わっているものもあり、プロジェクト業務が多い企業に適しています。
まとめ
近年では経営を取り巻く環境が急激に変化しており、生き残るためにはデジタルテクノロジーを駆使して経営の仕組みなど会社の内側を見直す必要があります。
弊社のサービスは、オフィスを引き渡して終了ではありません。引き渡し後のオフィス関連のお悩みに対しても、十分なサポートをご提供します。
群馬県でオフィスのことについて相談を検討されているようでしたら、ぜひ弊社にお申し付けください。ここ数年で急拡大した様々なDXツールにも、専門知識をもってプロフェッショナルにご対応致します。
