こんにちは、オフィスモの竹内です。

タイトルにもある通り、オフィスモのオフィスでは、半年に1回のレイアウト変更を行っています。

オフィスモというサービスができたからレイアウト変更を始めたのではなく、できる前から頻繁にレイアウト変更をやってきました。

レイアウト変更と言っても、オフィス家具の配置を少し変えるだけのレベルではなく、オフィス空間の使い方からガラッと変えるレベルのレイアウト変更を多く実施しています。

この話をお客さんに話すと

「よくそんなに頻繁にできるね！」

「時間もかかって大変なのに凄いね！」

「どうやっているの！？」

というお声を頂戴したので、

オフィスモのオレイアウト変更の様子をご紹介しようと思います。

その中でも、まずは【レイアウト変更が実施される前の段取り】について

詳しくお伝えします。

そもそも、なぜ半年に1回レイアウト変更をやっているの？

レイアウト変更をする理由は幾つかあります。

・事業戦略が変わって、組織体制に変更が出たため

・今のレイアウトでは非効率的なことが散見されてきたため

・事業に効果的な良いレイアウト案が出てきたため

こういった理由で実施しています。

根本にあるのは、「事業で成果を出しやすくする」ことがありますね。

レイアウト変更は誰がやっているの？

レイアウト案を考えるのは、社長、各リーダーで検討しています。

現場スタッフの意見を各リーダーがヒアリングして、リーダーが集まる会議で持ち寄り、

最善のレイアウトを検討します。コンセプトや方向性を定めます。

その後、オフィスモの設計チームが専門ソフトを使用してレイアウト図面を複数案作成します。

それを、また社長、各リーダーが確認し、レイアウトを確定させます。

実際のレイアウト変更作業は、全従業員で行います。

どういう手順でレイアウト変更作業をするの？

レイアウト変更作業日に全てを実施するわけではありません。

事前に少しずつ出来ることから始めています。

【作業日前日までに実施】まずは「モノの整理整頓」を各自が事前に行います。

要らないものを移動したり、収納したりすると無駄が発生します。

ゴミのために労力やスペースを割くのは無駄でしかありません。

作業日当日の負荷を減らすためにも、従業員が各自で要らないものを捨てたり、

整理整頓をします。

この時、

「あれ？これって捨てて良いのかな？」

と迷うモノが出現しますが、そういう時は、「保留ボックス」を設置して、

後で上長や他の人に相談してどうするかを決定します。

こうすることで、悩む時間を削減できます。

【作業日前日までに実施】共有で使っている棚の整理整頓をします

次に、皆で使っている棚の中身は段ボールに入れて別の場所に移します。

この時にも古くなって不要になった書類などがあれば捨てたりします。

【作業日前日までに実施】配線を抜いてまとめておく

各自が終業する際に、使用しているデスクトプPCやモニターの電源コードをコンセントから抜き、

配線をまとめておきます。無くさないようにデスクの上に置いておきます。もちろん、まとめた配線には名前を記して分かるようにしておきます。これで、当日の作業がすぐに始められます。

コピー機やウォーターサーバーのような共有物の電源は、総務部や最後に帰宅する人が電源コードの管理をするようにしています。

ここまでの段階では、誰が責任者になっているの？

レイアウト変更作業を実施するまでの過程では、各リーダーが責任者となります。

自分のグループのメンバーが、レイアウト変更作業日までにやるべきことをやっているかを

リーダーが把握します。

仕事の都合で進みは悪い場合は、リーダーや仲間で協力して実施するようにしています。

各グループに仕事の内容も、進め方も違うので、管理者であるリーダーに責任を持って実施して

もらった方が早くて確実です。

計画的に実施すれば予想以上に負荷は無い

これまで書いた内容は、特に難しいことではないはずです。

予めやることとしては、新人社員でもできるレベルです。

作業日当日にこれらを実施すると、それだけで1日が終わってしまいますが、

普段の仕事をしながら、少しずつ実施すれば、1週間もあれば負荷を感じることなく

実施できます。

計画をして事前に出来ることをまず実行する。

これがレイアウト変更をサクッとこなせる組織になるためのコツです。