デジタル化への関心が高まり、「テレワーク」や「リモートワーク」という言葉も、すっかり一般的になってきました。オフィスをデジタル化してDXすることで、働きやすいオフィスを実現させることができます。

しかし、「最適なDXオフィス」を実現させるためには、どうしたらよいのでしょうか。

この記事では、「最適なDXオフィス」を実現させたいとお考えの、群馬近辺の企業担当者の方に向けて、企業が抱えがちなデジタル化の課題について解説していきたいと思います。

「最適なDXオフィス」オフィスのデジタル化とは

「オフィスのデジタル化」と言いますが、なぜ企業にはデジタル化やDXが必要なのでしょうか。

それには、次のような理由があります

働きやすいオフィスの実現

デジタル化によってペーパレス化が図れれば、書類を保管する場所や資材を備蓄するスペースを少なくすることができます。移動しやすい動線を確保できるので、効率化や安全性の向上を図ることができます。また、空いたスペースをリフレッシュスペースなどに有効活用できれば、従業員の方のストレスを軽減させられます。

働き方改革に対応

2019年4月に施行された働き方改革関連法によって、企業は労働環境の改善への取り組みが義務化されています。少子高齢化や雇用の多様化などにより、人材不足が深刻化している現在。働き方改革を行うためには、業務効率化や生産性の向上が必要不可欠です。デジタル化によって作業が効率化できれば、長時間労働の是正や多様な働き方の導入などが可能になります。

新型コロナウイルスへの対応

新型コロナウイルスの流行により、「withコロナ」の働き方が定着してきています。人との接触を減らしたり、「密」を避けたりする生活が一般的になり、働き方にもそれが求められています。感染症対策を行いながら働くためにも、テレワークやリモートワークを導入する必要があり、デジタル化やDXが必須となっています。

企業が抱えるデジタル化の課題とは

オフィスのデジタル化の必要性を分かってはいても、実際にデジタル化を進めていこうとした場合、たくさんの課題に直面することになります。

デジタル化の方法が分からない

「オフィスをデジタル化する」と言っても、そもそもどのようにしたらよいのかからわからない場合があります。デジタルツールの種類は豊富です。仕様を選ぶどころか、用途に合ったデジタル機器自体が分からないような場合も多くなります。

セキュリティが不安

デジタル化で情報がデジタルになると、個人情報の流出や情報漏洩などのリスクが発生するというリスクが大きくなります。オフィスをデジタル化する場合には、セキュリティ対策についても忘れずに確認するようにしましょう。

コストや労力が必要

デジタル機器の価格は高額な場合が多いので、導入の時点で多額の費用が必要になります。さらに、それぞれのツールを使用する際には、月額使用料などのコストがかかります。また、社員全員がデジタル機器を使いこなせるように、教育をする手間も必要になります。

デジタル化の課題を解決するポイント

オフィスのデジタル化に関する課題を解決して成功に導くためのポイントとして、次のようなものが挙げられます。

デジタル化によるメリットを理解させる

オフィスをデジタル化しても、全員が使いこなせるようにならないと、デジタル化のメリットは半減してしまいます。デジタル化に反対する従業員は必ずいるものですが、担当者だけではなく、従業員全員にデジタル化のメリットを理解させることが重要になります。デジタル化に不安がある従業員がいたら、話を聞いてあげることも解決策となります。

従業員の使いやすさを重視する

デジタル化の際には、現場の意見を尊重して、従業員が使いやすいデジタル機器を導入しましょう。従業員たちが使いやすいと思えるデジタル機器を選ぶためには、事前に従業員の声や要望を吸い上げることが必要です。どのような機器を選んだらよいかもわからない場合は、デジタル化の専門家に相談することがおすすめです。

デジタル化だけで満足しない

オフィスをデジタル化することで、目的が達成されるわけではありません。デジタル化で導入するツールなどは、あくまで手段でしかありません。導入の目的は、従業員の快適性の向上や作業の効率アップになります。デジタル化しただけで満足せずに、使いこなすことでデジタル化のメリットを享受しましょう。

プロジェクトチームを作り導入計画を立てておく

デジタル化をスタートする際には、事前に導入計画を立てておくことがポイントになります。導入のスタートを開始する前からの準備が必要です。デジタル化の目標やプロセス、コンセプトなどを盛り込んでおきます。導入計画があると、導入途中でブレが生じてしまう危険性を回避することができます。

また、社内にITに強い人間がいない場合は学習機会を設けて社内IT専任者になってもらうのも良いでしょう。

まとめ

オフィスをデジタル化する際には、デジタル化自体が目的になってしまいがちです。しかし、デジタル機器はつかいこなしてこそ、効果を発揮します。従業員全員の業務が軽減して、作業が効率化するようなデジタル化が理想になります。そのようなオフィスをつくることは簡単ではありませんが、デジタルオフィスのプロのアドバイスがあれば、実現することは十分に可能なのです。

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