こんにちは、オフィスモの渡部です。

前回の投稿で、レイアウト変更作業日を迎える前の実施項目を書きました。今回は、作業日当日の流れとポイントをお伝えしていきます。

レイアウト作業日は、計画したレイアウトが完成する日です。仕事をする場を作る時間ですが、オフィスのレイアウトが完成しないと仕事ができないので、当日の段取りは相当大事です。

当日は、どういう作業が発生するのか？

レイアウト変更というと「オフィス家具の移動」をイメージするかもしれませんが、実はそれだけではありません。

捨てるオフィス家具、新しく使うオフィス家具の入れ替えが発生します。

捨てる家具と新しく導入する家具が出てきた場合、レイアウト変更をしながら入れ替えを行わないといけなくなります。「これは残す」「これは捨てる」という判断をしながら、そして、「これはアッチ」「これはコッチ」と、移動先を指定して運ばなければいけません。

オフィスモのレイアウト変更では「オフィス家具変更班」を作って、オフィス家具の入れ替え、移動をやっています。

パソコンの移動、LANケーブル、電源ケーブルの設置しなおしが発生します。

ノートパソコンであれば移動は簡単ですが、デスクトップパソコンの場合は、パソコンそのものの移動が発生します。デスクトップパソコンの移動が発生すると、LANケーブル、電源コードのやり直しが発生します。複数人が集まって島のようにデスクを並べる場合は、人数分のLANケーブルを使えるようにHAB（ハブ：複数本のLANケーブルをまとめて取り付ける装置）を設置する必要があります。つなげた後の確認も必要です。デスクを設置した場所によっては電源が無い場合もあるので、電源コードを延長する作業、LANケーブルを延長する作業が発生します。パソコンと同じくコピー機や電話の移動も同じようなことが発生します。

延長したケーブルが露出していると通行時に危ないので、埋設したり隠したりする細工も必要となります。

オフィスモでは「パソコン・機器移設班」を作って対応しています。

清掃・物品の収納が発生します。

オフィス家具やコピー機を移動させると、隙間に溜まったゴミが出現します。至る所でゴミやホコリが出て来ます。

大きなオフィス家具やコピー機が移動するので、掃除のチャンスが生まれます。せっかくなので掃除しましょう。

また、オフィス家具の移動や入れ替えが終わったら、モノを収納したり、片付けたりする必要が発生します。仕事ができる体制に戻すためには、道具をもとに戻さないといけません。移動や入れ替えが終わった時点ですぐに実行すると早く進みます。

オフィスモのレイアウト変更では「清掃・物品班」を作って、清掃とモノを戻す作業をしています。

予想外のことも発生します。

オフィスレイアウト変更をしていると、予定していた場所にオフィス家具が入らない。大きすぎてドアから入れない。思ったより進みが遅い。行方不明のモノがある。ある特定の人にしか分からない作業があった。こういったことが起こります。

レイアウト変更作業当日は、体力があってフットワークの軽い若手スタッフだけでなく、長年仕事をしているベテランスタッフも現場にいる方が予想外の出来事が発生しても安心です。

レイアウト変更作業で生まれる意外な効果・効能

これは私たちも意外だったのですが、レイアウト変更作業を行ったことで得られる効果・効能があります。

それは、「コミュニケーション活性化」「連携力UP」です。

レイアウト変更作業は、普段の仕事とは異なった作業をします。服装は作業着や汚れても良い服装で行うので、普段と違った見た目になります。

一緒にデスクを運んだり、配線を整えたり、掃除をしたりすることで、異なるグループのメンバーが連携します。その連携の中で会話が生まれたり、共同作業が生まれます。昼食時間を一緒に過ごしたりする機会も出来るので、とてもコミュニケーションが活性化します。

レイアウト変更作業は、普段ほとんど体験しないことです。ある種、非日常体験です。

レイアウト変更作業がコミュニケーションを生み、連携にする力を高めます。

チーム力が上がるともいえるでしょう。

こういう効果・効能もあるので、半年に1回実施しているということでもあります。