働きやすさ改善のために知っておきたい、フリーアドレス制のコツ4選

オフィスでの勤務時に座る場所を固定せずに、出社日毎に座席を自由に選べるという、フリーアドレス制。ここ4.5年で話題に上がることが多くなり、コロナ禍の影響もあり近年ではかなりの企業が導入しているイメージです。

しかしただフリーアドレス制を取り入れて回してみるだけでは、思わぬ失敗を招いてしまう可能性もあります。社員同士の会話が弾まなかったり、オフィス用品の持ち運びが面倒と社員から不満が上がったり、などであれば良いのですが、思わぬ情報漏洩を招いてしまったというような大きな問題になっては取り返しがつきません。

そこで今回は、フリーアドレス制を実際に導入する上で知っておきたいコツを7つまとめてみました。ぜひ最後までご覧ください。

外部のお客様のスペースを切り分ける

情報漏洩を避けるためにもっとも大切な点が、外部のお客様用のスペースをしっかりと切り分けることです。執務スペースにお客様を招いて商談を行ってしまうと、他の従業員のミーティングの内容やデスク上の資料などから、思わぬ形で情報流出につながってしまう恐れがあります。特に上場している企業や上場間近の企業の場合は、監査なども厳しいため、非上場企業と比べ要注意です。

またその他にも、情報漏洩を避けるために、ある程度の声を遮断できるような壁はもちろんのこと、執務スペースに入る上ではセキュリティーキーが必要などといった仕組みがあるとさらに良いかと思います。予算の都合上難しい企業も多いかと思いますが、思わぬ損失を防ぐためにも確実に押さえておきたいところです。

部署毎にゾーンニングを行う

これも上記と同じく、ゾーンニングに関するコツになります。従業員数が多い会社でフリーアドレス制を取り入れると、誰がどこにいるのか探しづらくなってしまいます。雑談などであれば良いのですが、緊急時に担当者の居場所がわからないのは困ってしまうものです。

そのため最近の企業では、オフィス単位ではなく部署単位でフリーアドレスを運用しているそうです。マーケティングはマーケティング部内で、セールスはセールス部内で自由な席に座ることによって、特定の人を探すことにそこまで時間をかけずに済みます。また企業の規模感によっては、プロモーションに関する情報や人事異動に関する情報など、部署内に限られた情報も多くあるかと思います。それらの情報が他事部署に漏れてしまうリスクを抑えるためにも、部署毎でフリーアドレス制を運用することはおすすめです。運用してみた結果、ある部署ではうまくいったがある部署ではうまくいかなかった、というケースもあるかと思うので、柔軟に対応ができるという点も大きな強みかと思います。

フリーアドレス制を取り入れる目的を、説明する場を作る

おそらく多くの場合、フリーアドレス制を取り入れる目的は 「部署内・部署外のコミュニケーションの促進」 だと思います。ただ上記を伝えずにフリーアドレス制を急に導入した場合、自由な席に座ってよいはずなのに仲の良い人たちがまとまって座ってしまったり、なんだかんだ全員が以前と同じ席に座ってしまったり、といった事象が発生してしまいます。その場合は目的を達成することができず本末転倒となってしまうので、全体でのミーティングなどでしっかりと目的を共有してあげることが大切です。

私物やオフィス用品の収納場所を取り入れる

フリーアドレス制の導入にあたり大きな障壁となりがちなのが、この私物やオフィス用品の管理になります。毎日席を移動するとなると、デスクの上に書類やモニターを放置することができないため、それらを翌日までに置いておけるロッカーのようなものが必要になります。デスク上においても良いのですが、席の循環や情報漏洩などの元になってしまうため、保管場所を用意してあげることは必要不可欠と言えます。またフリーアドレスを導入することにより、日を跨いでの書類の積み上げなどを防ぐことができるため、デスクが綺麗になりやすいというメリットもあります。

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フリーアドレス制のコツについて簡単に説明させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。リモートワークでの業務が中心になっている企業も多いかと思いますが、だからこそ稀な出社日で交流を深めていただくためにも、ぜひ導入・改善を検討ください。

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